Ci sono giorni in cui guardo il mio calendario e provo una specie di vertigine: riunioni, risposte rapide, post pubblicati, email archiviate con la fretta di un rituale. Mi dico che ho fatto tanto. Poi arrivo a sera con la sensazione nitida che nulla di importante abbia davvero avanzato. Questa è la distinzione che troppo pochi articoli ammettono ad alta voce: sentirsi occupati non è la stessa cosa che essere utili.
Quando il movimento diventa simulazione di valore
La cultura contemporanea premia il movimento perché il movimento è visibile. È più semplice misurare ore, notifiche e riunioni che misurare impatto, qualità o apprendimento. Così nascono le giornate-affollate dove l apparente frenesia copre la mancanza di criterio. Non è solo colpa dei manager o dell algoritmo della posta. È anche una questione di psicologia sociale: essere occupati dà una conferma immediata di importanza personale e sociale.
Non tutto ciò che brulica produce fuoco
Molti si consolano dicendo che l abitudine alla corsa continua ha reso efficiente il sistema, ma questa efficienza è spesso superficiale. Lavori che richiedono attenzione profonda vengono diluiti in sprint microtask. Si scrive una slide, si risponde a un messaggio, si cambia finestra. Alla fine della giornata l unica cosa cresciuta è la lista dei piccoli compiti completati, non la sostanza del lavoro. Questo stile produce una sensazione di onnipresenza ma anche di povertà di risultati reali.
La menzogna del merito che premia la disponibilità
Ho visto colleghi salire di responsabilità per la sola attitudine a farsi trovare sempre. Essere reperibili è diventato un metro di misura che spesso sostituisce competenza e strategia. Il paradosso è che più vieni chiamato per spegnere fuochi piccoli, meno tempo hai per i progetti che potrebbero risolverne molti altri. Il merito del pronto intervento confonde la presenza con il contributo.
Time management is not a solution — it’s actually part of the problem. Adam Grant Professor Wharton School of the University of Pennsylvania
Questa osservazione di Adam Grant non è una formula per l evasione. È una freccia diretta al cuore del problema: non è il calendario che manca di ore, è la gerarchia delle priorità che è sbagliata. Curare la direzione è più raro e più prezioso che moltiplicare iniziative senza bussola.
Imparare la misura del lavoro che conta
Ci sarebbe da scrivere manuali su come tagliare, delegare, disattivare notifiche. Preferisco invece proporre un cambio di paradigma meno ordinario: chiediti quali frizioni stai rimuovendo per gli altri e quali risultati stai realmente creando. Se la tua giornata è fatta di frizioni rimosse per altri senza che nulla si connetta, stai probabilmente alimentando una rete di dipendenze che non aggiunge valore.
Un esempio banale e spesso ignorato
Prendiamo il classico report settimanale compilato con passione e condiviso in dieci canali: è occupazione, è visibilità, è rassicurazione. Ma se nessuno lo usa per prendere decisioni, allora quel lavoro è un esercizio di manutenzione della busyness. La differenza tra utile e inutile sta nella catena di decisione che quel lavoro attiva o non attiva.
Perché la sensazione di essere utili è diversa dalla misurazione
Sentirsi utili ha una componente emotiva e narrativa. Raccontiamo a noi stessi storie su quanto siamo necessari. Questo autore racconto può essere benefico quando guida azioni consapevoli, oppure diventare tossico quando serve a evitare responsabilità reali: scegliere cosa non fare, scegliere a cosa rinunciare per concentrarsi su ciò che provoca cambiamento.
Non ho soluzioni magiche. Più che altro ho alcune convinzioni nette. La prima è che la disponibilità permanente non è una virtù in sé. La seconda è che la cultura della busyness si autoalimenta: chi celebra la disponibilità riceve più incarichi e diventa esempio per gli altri. Chi rifiuta diventa percepito come meno impegnato, anche se spesso è l opposto.
Una piccola confessione personale
Quando ho provato a interrompere la catena di microinterventi mi sono sentito inizialmente sbagliato. La gente si lamentava per la mia minore reperibilità. Poi alcuni progetti hanno cambiato ritmo e sono diventati più profondi. La pressione sociale era forte, ma i risultati misurabili sono arrivati con il tempo. È un processo che richiede pazienza e anche un pizzico di ostinazione strategica.
Proposte pratiche non banali
Non ti propongo liste di controllo. Propongo un atteggiamento: trasformare la propria agenda da registro di movimento a cruscotto di impatto. Questo implica scegliere poche metriche veramente rilevanti per il lavoro che conta e difenderle mentre tutto il resto circola intorno.
Un secondo punto: imparare a comunicare la priorità. Dire no non è sufficiente se non lo si spiega. Le spiegazioni brevi e orientate al risultato creano fiducia. Quando rifiuti una richiesta, indica la ragione e la alternativa. Non è gentilezza tattica; è disciplina organizzativa.
Resta aperto alla sorpresa
Non dico che meno attività equivalga sempre a più valore. A volte l esperienza accumulata attraverso il fare ripetuto porta intuizioni imprevedibili. Ma quel fare deve essere selettivo e non compulsivo. La differenza tra un artista che sperimenta e un impiegato stanco è che il primo ha uno scopo esplorativo, il secondo no.
Lasciare spazio non è sempre lusso
Il vuoto di agenda è spesso visto come falla. Io sostengo che è lo spazio in cui si formano le idee. Se riempiamo ogni minuto non lasciamo al cervello la possibilità di creare connessioni non immediate. Questo non è un abbraccio new age; è un dispositivo cognitivo necessario per il lavoro che produce valore.
Conclusione provvisoria
Sentirsi occupati è comodo. È una narrativa che ci protegge dall angoscia della scelta e dall onere di dire no. Ma se la misura del tuo lavoro diventa la quantità di movimento piuttosto che la differenza che quel movimento produce, allora hai perso la bussola. Non serve adottare tutte le pratiche radicali che si leggono sui social. Serve rigore nel decidere dove concentrarsi e coraggio nel difendere quello spazio.
| Problema | Segnale | Soluzione proposta |
|---|---|---|
| Busyness performativa | Calendario pieno senza avanzamento | Misurare risultati non ore |
| Disponibilità come merito | Promozioni basate sulla reperibilità | Definire metriche di impatto e proteggere il tempo profondo |
| Compiti che non attivano decisioni | Report inutilizzati | Ridurre produzioni informative e chiedere feedback concreto |
| Perdita di creatività | Assenza di pause o tempi vuoti | Introdurre spazi di riflessione non obbligatoria |
FAQ
Come riconosco se la mia giornata è solo busyness?
Osserva gli esiti. Alla fine della settimana chiediti cosa è cambiato rispetto all inizio. Se le risposte riguardano principalmente piccoli compiti completati e non decisioni sbloccate, probabilmente stai vivendo busyness. Un altro indicatore è la sensazione costante di emergenza senza mai chiudere progetti rilevanti.
È possibile essere utili e comunque molto impegnati?
Sì. La differenza sta nella qualità della domanda che ti poni quando accetti impegni. Se chiedi che impatto porterà quella attività nelle prossime quattro settimane la probabilità che sia utile aumenta. L impegno elevato può essere virtuoso quando serve a portare a termine obiettivi trasformativi, non quando è reattivo.
Come convinco il mio team a concentrarsi sull impatto e non sulla presenza?
Inizia con piccoli test. Scegli un progetto e concorda metriche di risultato chiare. Limita le riunioni a scopi decisionali. Comunica i cambiamenti con esempi concreti e raccogli prove. I risultati renderanno più facile scalare la pratica. La trasparenza sulle priorità è ciò che crea fiducia.
Cosa fare se il mio capo premia solo la reperibilità?
Documenta il tuo impatto in modo visibile e coerente. Presenta risultati concreti e proposte che richiedono meno interventi quotidiani ma portano più valore. Se le resistenze restano, valuta la sostenibilità a lungo termine del ruolo. È una scelta professionale che vale la pena ponderare.
Quanto tempo ci vuole per vedere i benefici del ridurre la busyness?
I cambiamenti iniziano a emergere in settimane ma spesso diventano consistenti in alcuni mesi. La profondità del lavoro richiede tempo per produrre effetti rilevabili. La pazienza e la difesa costante della propria agenda sono la valuta del cambiamento.
Non chiudo con ricette. Chi legge prende cose diverse da quanto scritto. Se ti serve un suggerimento pratico prova a togliere una riunione a settimana per un mese e osserva cosa succede. A volte la prova singola vale più di cento consigli ben confezionati.
